Hvernig sækja skal um starf

Hvernig Saeki Eg Um

Á síðunni

Hvernig sæki ég um starf?

Í atvinnuleit ertu markvisst að koma þér á framfæri á vinnumarkaðnum og má líkja þessu við markaðssetningu á sjálfum þér. Þetta er ærið verkefni, þú þarft að finna áhugavert starf, búa til kynningarefni um þig, sækja um, fá atvinnuviðtal og ná svo að landa starfinu. Ekki einfalt! En þau gögn sem þú sendir atvinnurekanda um sjálfan þig eru fyrstu kynni atvinnurekandans á þér og er því mikilvægt skref í atvinnuleitinni. Þess vegna borgar sig að eyða góðum tíma í ferilskrána, huga þarf vel að efnisinnihaldi, uppsetningu og málfari.

Ferilskrá

Ferilskráin er mikilvægt verkfæri til að vekja áhuga lesanda og miðla upplýsingum á skýran og hnitmiðaðan hátt. Mikilvægt er að gefa sér góðan tíma og vanda til verka við gerð hennar.

 Hér finnur þú góð ráð sem gott er að huga við skrifin. 

Geta verið mis ítarlegar, mikilvægt er þó að þar komi fram nafn, heimilisfang, virkt símanúmer og netfang til að ráðningaraðili geti náð í umsækjandann.


Heiti skóla og náms, gráða og útskriftarár. Byrja að skrá það nám sem síðast var lokið og bæta við upplýsingum um námið og viðfangsefni lokaritgerðar ef einhver er. 

Ef einstaklingur hefur klárað framhaldsnám þá er óþarfi að nefna grunnskóla ef námi hefur ekki verið lokið þá er hægt að skrifa ólokið fyrir aftan heiti náms. Hægt er að nefna námskeið hér en einnig er hægt að láta öll námskeið í sér kafla.


Vinnustaður, starfsheiti og tímabil. Lykilatriði er að greina frá helstu verkefnum og ábyrgð í starfi. Byrja að skrá síðasta starf sem þú sinntir efst svo koll af kolli.


Einstaklingur velur sjálfur hvað hann skráir í ferilskrána en algengast er að greina frá tungumála- og tölvukunnáttu, félagsstörfum, áhugamálum og greinaskrifum. Sumir velja að skrifa stutta persónulýsingu og setja þessar upplýsingar inn í þann texta. Það þarf bara að huga að því að hafa upplýsingarnar ekki of ítarlegar og því betra að geyma slíkt og setja í kynningarbréfið sem er ekki síður mikilvægt.


Nafn, staða og símanúmer. Mjög gott er að hafa tvo umsagnaraðila. Æskilegt er að benda á næsta yfirmann en einnig er til dæmis hægt að hafa samstarfsmenn, kennara eða viðskiptavini.  Meðmælendur mega ekki vera fjölskyldumeðlimir eða vinir. Ef atvinnuleit á að fara leynt þarf að koma fram að meðmæla skuli leita þegar búið er að hafa samráð við umsækjandann.


Ferilskráin þarf að vera grípandi og forvitnileg þannig að ráðningaraðila langi til að hitta þig eftir að hafa lesið hana. Hún getur því verið það tæki sem markar fyrstu tengsl milli þín og ráðningaraðila og getur góð ferilskrá ráðið úrslitum um hvort fáir viðtal og í framhaldinu starf.

Atvinnuleitendum hjá Vinnumálastofnun býðst ráðgjöf og/eða námskeið í gerð ferilskrár og kynningarbréfa

Góð ráð við ferilskrárgerð

  • Uppsetning þarf að vera skýr og upplýsingarnar hnitmiðaðar.
  • Lengd hennar er yfirleitt 1 til 2 blaðsíður. Of mikið af efni getur virkað neikvætt á þann sem les þar sem hann nær ekki yfirsýn strax yfir hæfni þína.
  • Hafðu vandaða og nýlega mynd af þér.
  • Aðlagaðu ferilskrá þína að starfinu sem þú sækir um. Sumar upplýsingar eiga við eitt starf en eru óþarfar við annað.
  • Það er ekki nauðsynlegt að skrá allt nám/námskeið eða öll störf sem þú hefur gengt. Aðeins það sem skiptir máli fyrir starfið sem sótt er um hverju sinni.
  • Gættu þess að öll ártöl tengd námi, störfum og námskeiðum séu í réttri tímaröð. Hafðu það nýjasta efst og elsta neðst.
  • Það má hafa starfsreynslu fyrst og menntun þar fyrir neðan. Stundum á það betur við þar sem sá sem les hefur mestan áhuga á starfsreynslunni.
  • Ef um margar, stuttar, tímabundnar ráðningar í sambærileg störf er að ræða þá er hægt að draga þær saman og greina frá þeim á einum stað.
  • Allt sem er skráð í ferilskrána þarf að vera gert af heiðarleika.
  • Mjög mikilvægt er að láta einhvern lesa ferilskrána vandlega yfir til að koma í veg fyrir innsláttar- eða stafsetningarvillur.
  • Gott er að vista bréfið með nafni umsækjandans eða kennitölu, helst sem pdf skjal.

Fyrirtæki og stofnanir búast við að ferilskráin sé uppsett þannig að auðvelt er að skoða upplýsingarnar sem í henni er að finna. Fjöldamörg ólík sniðmát eru til á netinu og líka í forritinu Word. Sniðugt er að skoða nokkur og velja úr hvers konar útlit eða sniðmát hentar þínum starfsferli. Einnig er hægt að finna sniðmát inn á Canva.com.

 

Sniðmát

Kynningarbréf

Kynningarbréfið er annað mikilvægt verkfæri fyrir þig í atvinnuleitinni. Það er skjal sem gefur þér tækifæri á að kynna þig betur og lýsa yfir áhuga á því starfi sem þú ert að sækja um.  Einnig færir þú rök fyrir hæfni þinni og hvernig hún komi til með að nýtast fyrirtækinu. Í bréfinu getur þú einnig fært rök fyrir stökum atriðum úr ferilskránni. Í sumum tilfellum byrjar atvinnurekandi á að lesa kynningarbréfið. Það þarf því að vanda sig við gerð þess líkt og við gerð ferilskrár.   Ráðgjafar Vinnumálastofnunar hafa tekið saman góð ráð þegar kemur að kynningarbréfinu sem gott er að hafa í huga við skrifin.

Góð ráð við gerð kynningarbréfs

  • Efst í kynningarbréfinu eru upplýsingar um nafn, netfang sendanda, hver sé móttakandi bréfsins (nafn fyrirtækis) og tilgreina hvaða starf er verið að sækja um.
  • Næst skal rökstyðja í hnitmiðuðu máli hvers vegna þú telur þig hæfa/n til að gegna starfinu og með hvaða hætti  fyrirtækið eigi eftir að nýta reynslu þína og þekkingu.
  • Nauðsynlegt er að draga fram þau atriði sem mæla með þér í starfið. Það þarf að svara hvernig þú uppfyllir þær kröfur sem starfið krefst.
  • Ef þú hefur ekki mikla reynslu úr atvinnulífinu er hægt að segja aðeins frá þér sjálfum, hvað þú hefur fengist við og áhugamálin þín. Gera grein fyrir hvers vegna þú gætir skilað góðu starfi, t.d. nefna einhver dæmi sem sýna að þú sért góður að vinna í hóp, getir tekið ábyrgð eða þú hafir ríka þjónustulund.
  • Að lokum er svo ágætt að nefna áhuga þinn að fá viðtal til að geta gert betur grein fyrir umsókninni. Bréfinu lýkur með stuttri vinsamlegri kveðju og undirskrift.
  • Kynningarbréf er yfirleitt hálf til ein blaðsíða.
  • Gott er að eiga vandað kynningarbréf sem hægt er að aðlaga eftir hverju starfi og fyrirtæki.
  • Mikilvægt er að allar upplýsingar séu réttar og engar innsláttar- eða stafsetningarvillur. Það er nefnilega erfitt að breyta fyrstu hughrifum sem umsóknin vekur!
  • Gott er að vista bréfið með nafni eða kennitölu, helst sem pdf skjal.

Skráning umsókna sem sendar eru

Gott er að halda utan um atvinnuleitina með því að skrá niður nafn fyrirtækis sem sótt er um hjá, starfsheiti og starfslýsingu og umsóknarfrest. Það getur reynst gott að hafa þessar upplýsingar þegar boðun kemur í atvinnuviðtal eða til að fylgja umsókn þinni eftir.

Dæmi: 

Ef ekkert heyrist frá atvinnurekanda eftir að sótt hefur verið um starf og umsóknarfrestur er runninn út, þá má senda tölvupóst eða hringja og fá upplýsingar um gang mála. 

Atvinnuviðtalið

Það er viss sigur í atvinnuleitinni að fá atvinnuviðtal og því ber að fagna! Að fá boð í atvinnuviðtal þýðir að atvinnurekandinn hefur valið þig úr hópi umsækjenda eða honum litist það vel á þig að hann langar til að kynnast þér betur til að sjá hvað þú hefur fram að færa.

 Hvernig þú kemur fyrir og berð þig að í viðtalinu er því gríðarlega mikilvægt. Viðtalið er þitt tækifæri til að láta í té gagnlegar upplýsingar um þig til spyrilsins, en ekki próf þar sem þú er í vörn við að svara spurningum. Undirbúningur fyrir atvinnuviðtal skiptir því mjög miklu máli. Markmið spyrlanna í viðtalinu er að afla upplýsinga um hæfileika þína og meta hversu vel þú hentar inn í viðkomandi fyrirtæki og þá stöðu sem verið er að ráða í. Stuttur tékklisti er eitthvað sem gott er að renna yfir rétt áður en haldið er af stað í atvinnuviðtal.

Það er gott ráð að slá á létta strengi í viðtalinu þannig að útkoman verði skemmtilegt spjall þar sem spyrillinn fær að kynnast þínum innri manni. Það er hægt að skemma fyrir sér í atvinnuviðtali með ýmsum hætti.

  • Skortur á mannasiðum.
  • Lágt sjálfsmat.
  • Hroki.
  • Áhugaleysi.
  • Vanþekking á fyrirtæki eða starfsemi.
  • Kærulaust útlit: snyrtimennska bágborin og fatnaður hirðulaus.
  • Óraunhæfar kröfur. Ofuráhersla á launaþáttinn og eiginhagsmuna viðhorf.
  • Ekki litið til tækifæra í starfi og mögulegrar starfsþróunar.
  • Það hefur aukist undanfarið að fyrsta viðtal við umsækjendur um starf er í gegnum tölvu eða myndavél símans svokallað fjarviðtal. Undirbúningur fyrir slíkt viðtal er sá sami nema að viðbættu að hafa tæknina í lagi og hvernig á að ,,haga sér“ í mynd. Nánar er fjallað um atvinnuviðtal í gegnum fjarfundabúnað hér að neðan. 


  •      Æfðu þig á spurningunum.
  • Ekki mæta of seint – alls ekki of snemma heldur.
  • Snyrtilegt útlit – það fyrsta sem tekið er eftir.
  • Heilsa öllum með handabandi.
  • Augnsamband.
  • Brosa – hafa gaman.

Undirbúningur fyrir atvinnuviðtal

Alveg óháð því hve hæf/ur þú telur þig vera í starfið þá skaltu alltaf undirbúa þig fyrir hvert atvinnuviðtal. Það er svo mikið í húfi! Sá sem spyr þarf að finna út á stuttum tíma hvernig persóna þú ert og hvernig framtíðar starfsmaður þú munt verða. Þar af leiðandi eru spurningar spyrla oft þær sömu frá einu viðtali til annars.Spyrlar hafa líka áhuga á að svara þínum spurningum og því er mjög gott ráð þú sért reiðbúin/n með spurningar til spyrlanna. Gefðu þér tíma að svara hverri spurningu. Það sýnir íhugun og yfirvegun og mundu eftir augnsambandinu.

·         Hvers vegna sækir þú um þetta starf?

·         Hvað hefur þú fram að færa?

·         Hvers vegna hættir þú í síðasta starfi?

·         Hverjir voru kostir og gallar starfsins?

·         Hvernig líkar þér að vinna undir álagi?

·         Hvers vegna valdir þú þessa starfsgrein?

·         Hvað kallar þú gott starfsumhverfi?

·         Hvernig vinnur þú úr ágreiningi á vinnustað?

·         Af hverju á ég að ráða þig?

·         Segðu frá hugmynd sem þú hefur fengið og hefur verið hrint í framkvæmd á þínum vinnustað.

·         Hvernig telur þú að samstarfsfólk/yfirmaður komi til með að lýsa þér?

·         Hverjir eru helstu styrkleikar/veikleikar þínir?

·         Hver eru langtímamarkmið þín varðandi þetta starf?

Umræða um félagslíf og tómstundir er jákvæð og á alls ekki að forðast. Þú verður persónulegri í huga þeirra í stað þess að vera samansafn upplýsinga um starfskunnáttu. Og mundu, jákvætt viðhorf allan tímann. Það hefur áhrif að vera jákvæður á allan máta, skýr í svörum og alls ekki forðast augnsamband.


Það er mikilvægt að sýna jákvæðni og áhuga á umræddu starfi og því gott að vera tilbúinn með spurningar varðandi starfið. Það gæti reynst vel að æfa sig á spurningunum og jafnvel skrifa spurningar og svör á blað (þó ekki til að taka með í viðtalið).

Dæmi um spurningar fyrir umsækjanda

·         Hvers vegna er þetta starf laust?

·         Hvað felst í starfinu?

·         Er til starfslýsing?

·         Hverjir eru möguleikar á endurmenntun í starfi?

·         Hver er lykillinn að árangri í þessu starfi?

·         Hvernig er árangurinn metinn?

·         Hversu langan tíma fæ ég að sanna mig í starfi?

Í fyrsta viðtali er vænlegra að bíða með spurningar um frí, laun og fríðindi einhverskonar. Slík umræða fer oftast fram í næsta viðtali nema að spyrla nefni það fyrst þá er gott að vera tilbúin/n í slíkar umræður þó aðeins sé um að ræða fyrsta viðtal.


Fjaratvinnuviðtal getur virkað stressandi og er nýtt fyrir marga. Ráðgjafar Vinnumálastofnunar hafa tekið saman góð ráð er má hafa í huga við undirbúning slíks viðtals.

 

·         Finndu rólegan bjartan stað þar sem þú verður ekki fyrir truflun, ágætt að huga að bakgrunninum. Hafa ekki of flókinn bakgrunn né of litríkan.

·         Gættu að gæðum nettengingar.

·         Eru hljóð og mynd í lagi? Myndavélin vel staðsett og þú sést vel?

·         Það gæti verið sniðugt að taka dálítið til á skjámyndinni, loka t.d. gluggum sem þú notar ekki í viðtalinu ofl.

·         Vertu almennileg/ur til fara, gott að vera frekar látlaus frekar en yfirdrifin/n í fatnaði eða litum.

·         Vertu með starfsauglýsinguna og ferilskrána þína við hendina.

·         Vertu með penna og blað hjá þér.

·         Vertu búin að kynna þér heimasíðu fyrirtækisins og annað sem skiptir máli.

·         Vertu þú sjálfur, aðrir eru fráteknir.

·         Vandaðu málfar, talaðu skýrt og ekki of hratt.

·         Svaraðu heiðarlega og af einlægni, vertu ófeimin/n að brosa,  eða nota eðlilegar handahreyfingar eins og við á.

·         Ef þú hefur áhuga á starfinu skaltu lýsa því yfir og af hverju.

·         Vertu glaður/glöð, því þú kemur til greina fyrir starfið og það er gaman að vera komin þetta langt í ferlinu. Ef þú hafnar viðtalinu eru miklar líkur á því að þú verðir ekki meira mátuð/mátaður við starfið svo taktu slaginn.

·         Ekki gleyma að setja símann þinn á ,,þögn“ svo hann trufli ekki.

·         Nú er stundin að standa með sjálfum sér og tala sig ekki niður, heldur upp.